Der Countdown läuft

Finanzverwaltung veröffentlicht einheitliche Kassenschnittstelle für Betriebsprüfungen

 

In gut 100 Tagen beginnt das neue Jahr 2020 und damit treten neue Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung in Kraft. Wer aktuell ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss bereits heute sicherstellen, dass alle Bargeldbewegungen im System einzeln, vollständig, nicht unberechtigt veränderbar und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten les- und auswertbar sind. Zum 1. Januar 2020 müssen diese Kassenbewegungen zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein. Zudem wird es ab 1. Januar 2020 eine einheitliche Kassenschnittstelle für Betriebsprüfungen geben. Mitte August 2019 veröffentlichte die Finanzverwaltung die Datenstruktur für diese Schnittstelle.

Damit ist die Finanzverwaltung in der Lage, nicht nur aus dem Lohnprogramm und der Finanzbuchhaltung elektronisch vorliegende Daten im Rahmen von Betriebsprüfungen auszulesen, sondern nunmehr auch aus dem elektronischen Kassensystem. Aktuell hat noch kein Kassensystem in Deutschland diese neue Datenschnittstelle zum einheitlichen Datenexport. Doch die Kassenhersteller arbeiten mit Hochdruck daran, dass bis zum Jahreswechsel Updates vorliegen, die diese Schnittstelle ebenso wie die technische Sicherheitseinrichtung in Ihre Kassensysteme implementieren. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um sich auf die neuen Anforderungen zur Kassenführung einzustellen. Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Kassenhersteller im Internet oder beim zuständigen Vertrieb, ob es für Ihr Kassensystem ein Update geben wird. Alternativ steht die Anschaffung eines neuen Kassensystems auf der Tagesordnung. Kassen, die bauartbedingt nicht mit der TSE aufrüstbar sind, dürfen noch bis Ende 2022 weitergenutzt werden, wenn sie im Zeitraum vom 26. November 2010 bis 31. Dezember 2019 angeschafft wurden und damit mindestens die dauerhafte Erfassung und Speicherung der Einzeldaten gewährleisten.

Tipp: Erkundigen Sie sich, ob Ihr verwendetes Kassensystem die verschärften Anforderungen an die Kassenführung ab 2020 erfüllen kann. Sollte Ihr Kassensystem nicht aufrüstbar sein, so dass Sie die Übergangsregelung bis 2022 in Anspruch nehmen können, lassen Sie sich die fehlende Nachrüstungsmöglichkeit vom Hersteller bestätigen. Nehmen Sie diese Bestätigung und die Rechnung über den Kassenerwerb zu Ihrer Verfahrensdokumentation Kassenführung.

Mit den verschärften Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung einher geht auch, dass alle baren Geldbewegungen im Kassensystem erfasst werden müssen. Alle baren Geldbewegungen bedeutet, dass nicht nur die barvereinnahmten Umsätze erfasst werden müssen, sondern auch Privatentnahmen und -einlagen des Unternehmers oder die Entnahme von Bargeld zur Begleichung von diversen Betriebsausgaben, wie der Kauf von Briefmarken. Wer an umsatzstarken Tagen aus Sicherheitsgründen noch vor Kassenschluss eine größere Anzahl von Geldscheinen in den Tresor legt, muss auch dies im Kassensystem erfassen. Fallen die Bestellung, Lieferung und Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung zeitlich auseinander, wie z. B. in der Gastronomie, so ist sicherzustellen, dass alle Teilprozesse im System als einheitlicher Vorgang erfasst werden.

Hinweis: Die vollständige Erfassung aller Einzelaufzeichnungen, die dauerhafte Speicherung und die technische Absicherung im elektronischen Kassensystem trifft nicht nur Unternehmen, die ihre Gewinnermittlung mittels Bilanz ermitteln, sondern auch Einnahme-Überschuss-Rechner.

(Stand: 30.08.2019)

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